European Media Partner
Kim Pawrup, salgsdirektør i Acubiz. DIGITALISERING

Simpel rejseafregning og refusion af udenlandsk moms i én app

Tag et billede af din kvittering og glem ellers alt om den traditionelle trælse resjeafregning og kamp for hjemtagelse af udenlandsk moms. Acubiz A/S har gjort det nemt at være og have forretningsrejsende

Den tid er forbi, hvor bilagene fra forretningsrejsen død og pine skulle gemmes til de ’hyggelige’ stunder med tastearbejde i excel-arket til regnskabsafdelingen. Samme afdeling skulle senere bruge kræfter på at kontrollere og validere, og evt. hente udenlandsk moms hjem, hvis rejsen var foregået i udlandet.

Den danske virksomhed Acubiz har nemlig udviklet den cloudbaserede løsning, Acubiz EMS og app-løsningen Acubiz One. Med sidstnævnte app, kræver det blot at den rejsende tager et billede af sin kvittering med sin smartphone. Herefter bliver udlægget automatisk refunderet, og hverken den rejsende eller finansafdelingen behøver længere at bekymre sig om bilaget:

- Helt grundlæggende hjælper vi vores kunder med de bilag der kommer, når man er på farten. I gamle dage samlede man dem i lommen, og når man så kom hjem, skulle man tage kopier, indtaste dem i et Excel-ark og putte det hele i en brun kuvert,” fortæller Kim Pawrup, salgsdirektør i Acubiz.

- I dag er det helt anderledes. Digitaliseringen af samfundet, og hele ’Mobile First ’-konceptet har betydet, at det i dag forventes at refusion af udlæg og bilagshåndtering, kan klares imens man venter på sit forsinkede fly eller på at få sin kaffe serveret. Og det kan man altså med vores service. Når billedet er taget, så er det ude af verden,” fortsætter Kim Pawrup.

Han fortæller videre:

- at Acubiz One også kan holde styr på diæter, kilometerpenge og leverandørfakturaer og registrere tid, hvis der skal føres et timeregnskab på et projekt eller en kunde.

35 MIA. KR. I MOMS HENTES IKKE HJEM

Rigtig mange momsregistrerede europæiske virksomheder går glip af refusion af den udenlandske moms, man betaler, når man køber hotelophold, mad og drikke m.m. i udlandet. Det drejer sig om op mod 35 mia. kr., og det gælder også for danske virksomheder. Men med Acubiz’ system sker det helt automatisk, siger Kim Pawrup:

- Har man som virksomhed rejsende i udlandet, konstaterer systemet selv, hvad man kan få udenlandsk moms retur på og henter så automatisk den moms hjem.

Dermed slipper regnskabsafdelingen og virksomheden for at skulle bruge ressourcer på at vurdere, hvad man kan få moms tilbage af, og hvordan man får det. Det betyder, at der selv på de små bilag som en kop kaffe købt undervejs, sker momsrefusion, bilag som det ofte ikke kan svare sig at gøre det med. Men det tæller alt sammen med på virksomhedens bundlinje:

- Der er forskellige processer i forskellige lande, og det er bøvlet, hvis det skal gøres manuelt. Grunden til at det er det, er at andre lande ikke har nogen interesse i at give momsen tilbage. Men i vores system er der 41 lande i verden – altså også lande udenfor EU, hvor i kan få moms retur fra, fortæller Kim Pawrup 

Han peger på, at der ved mange internetbaserede køb af overnatninger på hotel oftest slet ikke udstedes en momskvittering, men at Acubiz EMS automatisk henter sådan en, når hoteller og billeje bookes gennem Acubiz TMS, Travel Management Service.

EN LØSNING FOR ALLE

De seneste år har Acubiz løbende modtaget forespørgsler fra enkeltpersoner som vil effektivisere den tid, de bruger på udgiftshåndtering. Rigtig mange mennesker har erhvervsrelaterede udlæg, som de skal afregnes for, og oftest håndteres disse udlæg, kvitteringer og kørselsgodtgørelse gennem manuelle og tidskrævende processer. Derfor har Acubiz lanceret ’Acubiz Professional’ – en app-baseret løsning til alle, som ønsker en nemmere måde at håndtere udlæg og registrere kørsel på:

- Vores nyeste løsning henvender sig i princippet til alle, der har behov for at registrere udgifter og/eller kørsel med et eller andet formål og er naturligvis specielt oplagt for brugere med køre- og rejseaktivitet. Løsningen er således til gavn for mange typer af brugere, som f.eks. selvstændige, freelancere, enkeltmandsvirksomheder, iværksættere, kørende sælgere, frivillige, håndværkere mv., slutter Kim Pawrup.

Fakta

Acubiz A/S er stiftet i 1997 og er blandt de førende udbydere inden for Expense Management og hjælper store og små, offentlige og private virksomheder med at digitalisere processerne inden for bilags- og rejseafregning. Det sker med den cloud- og appbaseret service Acubiz EMS, som i dag anvendes af mere end 145.000 brugere i 33 lande. Acubiz er GDPR ’compliant’ og certificeret efter den internationale revisionsstandard for IT-serviceleverandører, ISAE3402 Type 2.

SE MERE PÅ:  WWW.ACUBIZ.DK


Del

Journalist

Redaktionen

Andre artikler